档案管理平台介绍

纸质档案管理的繁重正在为众多企业带来困扰，组织中海量的档案资料，管理过程随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象，管理起来工作量不小。

OA系统以“权限+文档”两大功能板块为基础，帮助组织统一“纸质档案”与“电子档案”，用一套系统高效管理档案存储、借阅、归还和查询4大环节。

（档案管理系统基本功能展示）

1、“存”不费时

借助OA的电子表单就能把组织的所有纸质档案录入系统，形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库，让管理人员在OA系统就能高效管理档案。

1）档案分类、分组，目录清晰：将档案进行分类是高效整理的第一步，OA可以借助知识文档目录的方法，按照组织档案实际内容，进行分类管理，无论是合同类、产品类、人事类还是经营管理类，每样档案都能快速锁定。

2）档案快速编号，查、存方便：对档案进行编号更有利于文档的归档和查找，OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号，管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类。

3）档案信息“条码化”：每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。为了方便和纸质档案对应，客户可以直接在系统批量生成二维码或者条形码，打印后黏贴在对应的纸质档案上，扫一扫就能了解基本信息。

2、“借”不求人

电子化的借阅管理过程更加规范，不仅使用必须经审批，整个借阅过程都有严格监控，借多久、还没还一目了然。

1）纸质档案借、还流程化：档案室的每份纸质档案无论借还是还，必须从经过OA的电子流程审批，谁借的、借的什么档案、什么时候还的等信息，都会一一记入系统，随时核查。同时还可以通过电子表单根据关键字筛选文件，实现一键“批量借阅”几十份文件资料。

2）电子档案查阅智能收回：如果没有使用纸质档案的必要，还可以直接在系统上借阅电子档案。只要登记好借阅的材料和归还时间，系统会通过“查阅权限”的控制为借阅者下发阅读权限，到期自动收回，全程无纸化操作，更节省时间。

3）机密档案“扫码”借阅：对于一些保密级别较高的档案，OA将此类文件的借阅需求和一般档案借阅区分开，必须在档案室扫描二维码才能发起借阅，确保文件信息不随意泄漏，借阅更灵活。

3、“还”不超期

OA全程电子化的流程管控，可以智能掌控档案的整个借阅过程。

1）智能标注到期档案：每份被借出去的档案，管理员直接通过系统的台账页面就能监控返还情况，即将到期或已经超期的文件，会直接通过色块标记出来。

2）紧急提醒防止超期：到期未还的情况一出现，系统会通过短信、流程或者微信消息代替管理人员智能提醒借阅人。

4、“查”不用等

借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。

可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，全面提升管理质量。

OA档案管理方案将电子档案和纸质档案相结合的方式更符合企业需求。