60亿的工程项目,如何做好数字化管理?

我是国庆期间正式使用轻流,第一个系统花了一个小时就搭完了,国庆一周搭建了二十多个应用,其中没有学习的过程,就是边用边学。
因为我一试用轻流就知道了,这是我想要的工具。”

——某“世界500强”地产集团 工程师 刘克敏

刘克敏所在的工程项目于2016年7月正式启动,目前项目已持续近5年的时间,他于17年10月加入,在项目上待了4年,目前离项目完成预估还需要5年。

“这是一个超级大体量的项目”,刘克敏表示,“医院改扩建是民用建筑中相当复杂的一类工程,我们这个项目投资额近60亿,占地面积86000平方米,号称亚洲第一”。

“我只是少了一个工具去实现我的想法”

在工地的这些年,刘克敏意识到,随着外部环境对房地产的影响,政府监管越来越严格,企业对项目管理的人效要求越来越高,既有的工程项目管理的方式需要被创新。

“从现状来看,至今项目管理还停留在纸质化阶段,好的规章制度都无法在项目上有效落地。”

“很多房地产企业是会定制开发一套系统,但房地产业务是非常复杂的,前期投入大量资金去开发,最后系统都流产了,达不到预期。”

“无论如何大家应该都已经认识到了,这个行业已经到了不得不变革的时候了。”

虽然刘克敏只是项目上一个普通的工程师,但对整个业务流程特别熟悉,也有很多想法,在没有找到趁手的工具之前,他已经在word文档里敲了几百页:一个字一个字把脑中的业务流程体系敲成文档,编辑梳理了几十套工程项目制度。

他在公司内部做分享的时候,同事们都被他的自驱力所震惊。但是那么长的文档,既不便于阅读,也容易产生歧义,他认为,只有真正实现流程敏捷化,才能满足行业的管理需求,但是一直苦于没有趁手的工具,把文档里这些类似SOP的理念线上化去落地。

“我的手终于跟上我的大脑了”

刘克敏最近反复向身边的人“安利”的一句话,是今年76day,轻流无代码探索者大会上,嘉宾蒋圣阳说的一句:使用轻流后,我的手终于跟上我的大脑了。

刘克敏回想起来,觉得这句话很真实,跟他现在的感受一样。

最初他听说「无代码」的时候,以为无代码也是一种代码,然后他去网上搜索,研究低代码和无代码平台的区别,把七八家无代码平台都注册试用了一遍,跟每一家注册后联系他的顾问挨个聊了一通。

最后他选择轻流,是因为“过去我大脑中想象的平台就是这个样子,一进入轻流我就知道怎么玩儿了”。

从国庆到现在两个多月,刘克敏已经用轻流搭建了84个应用,沉淀了1600条流程数据,轻流每一个功能的帮助文档都被他一个字一个字反复看了几十遍,尤其是轻流Q-robot功能对他影响很大,他称:我还特意参加了两期轻流「无代码人才训练营」深入学习了解了一下。

目前,项目上一百多号人每天都在使用轻流,“轻流对工地上那些没有IT背景的业务人员来说很友好“,刘克敏说。

在企业上云的大环境下,轻流正帮助工程项目团队将线下流程「线上化」,让数据可追溯,人员行为更可控,实现端到端的流程化、流程敏捷化。

「无代码」提升建筑工程项目管理水平

刘克敏目前用轻流搭建的核心应用包括项目变更管理、进度管理、资金管理等,其中,建筑项目变更管理系统模版已上架轻流「轻商城」,供建筑行业企业参考使用。

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一、变更管理

工程行业中的变更有个天然的矛盾——“先批后建”还是“先建后批”,尤其针对大型房地产企业来说,为了严格控制变更,导致事前审批困难,但后补变更又会产生原始资料丢失,多方监管单位台账对不上等问题。

因此,刘克敏用轻流搭建了一套变更管理系统。包括“变更出图指令”、“设计变更图纸预审”、“变更出图指令追踪”3个模块,其中“变更出图指令”和“设计变更图纸预审”两个模块相互独立,最大程度保证了出图指令和设计出图的时效性,通过变更出图指令跟踪,将两者结合在一起,解决了合规性问题。

同时,“设计变更图纸预审”模块,将设计部、设计院和审图公司放在一起,线上审批,改变了传统的微信或邮件传送图纸,最大程度解决了审图效率问题。

变更台账账户

利用轻流的Q-Robot功能,系统能自动追踪变更出图指令,使得管理者清晰掌握每份指令到底出具了多少变更。同时,通过项目部下发图纸模块、变更测算申报模块,将设计和成本打通,流程可追溯至测算文件审核完成,上报公司。

变更出图指令追踪应用情况

有了变更管理系统,可实现现场指令第一时间上线、实时过程监控,一定程度解决了房地产企业内部变更监控严格和现场工期紧张的矛盾。

二、进度管理

对于如此大型项目来说,由于参建单位较多,传统的管理模式会出现两个问题:

  • 分包的计划报审未经过总承包单位审批,或总承包单位审批时间太长,影响效率。
  • 计划完成情况反馈结果的统计汇总工作比较耗时。

为解决以上问题,刘克敏通过轻流搭建施工进度管理系统,包括“施工计划”、“需要协调解决的问题”、“选择审批人员”、“反馈计划完成情况”四个部分。在“选择审批人员”处,施工单位可以选择是否需要总包审批,同时,轻流可设置「超时提醒」,超时后自动提交至下一个环节,解决了审批效率问题。

超时提醒设置

同时,刘克敏还利用轻流的「门户引擎」,搭建了一个包括“项目名称”、“单位名称”、“计划标题”、“已完成数量”、“未完成数量”、“完成率”六个字段的统计报表,放进施工晾晒门户中,通过筛选施工计划周期,实现对计划完成情况的晾晒。

施工计划晾晒门户

三、资金管理

临近年末,为根治农民工欠薪问题,需要监控施工单位的每一笔工程款的流向,但60亿投资额的大项目,涉及单位上百家,每个月上千笔费用需要审批,如果通过线下,效率非常低下。

通过轻流,刘克敏一个人用了半天不到的时间,搭建了资金监管系统,包括“专户及监管账户录入”、“专户收款录入”、“资金计划审批”、“专户付款审批”、“月度账单复核”五个应用。通过该系统,施工单位可以线上进行银行专有账户备案、资金计划申请、分包付款申请和银行月度账单复核申报。此外,在轻流的专户管理门户上,还可以实时查看专户的资金走势。

资金管理系统

刘克敏还在“专户收款录入”应用中设置了自动化流程,利用轻流Q-Robot功能,系统会自动更新专户余额信息到“专户及监管账户录入”应用的专户收支情况中。

专户收款自动化

此外,在“专户付款审批”应用中,刘克敏还设定“专户付款审批”必须关联资金计划,且请款金额必须小于等于资金计划金额才可以提交。

对于50000元以下请款,系统自动审批。审批通过后,利用轻流Q-Robot功能,系统会自动更新“专户及监管账户”专户余额信息以及付款信息,同时将资金计划的状态改为“已使用”,避免同一个资金计划被重复使用。

专户付款审批流程

结语

“轻流是对我现有流程的「数字孪生」”,刘克敏这样评价轻流。他认为,房地产企业信息技术的破局方式,必须借助「无代码」技术。

接下来,刘克敏希望可以把轻流普及给更多公司内的人,让更多懂业务不懂IT的人能够使用「无代码」去落地还原自己的想法,提升效率,产生创造。

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