惠威科技 | 从流程出发,用算力“替代”人力,这家行业龙头企业的信息化实践太赞了!

你认为企业信息化建设过程中「流程架构」与「组织架构」的优先级关系是怎样的?

A、组织架构优于流程架构

B、组织架构与流程架构并行

实践出真知👇👇

来看全球领先的音响品牌 珠海惠威科技有限公司(下文简称:惠威科技)他们是基于何种理念,构建出一套老板认可,员工爱用的自动化水平高的企业管理系统。

珠海惠威科技有限公司是一家总部位于中国的知名高级音响制造公司。该公司成立于1991年,至今已有31年的历史。惠威科技一直致力于电声科技的创新研发,并在高端影音市场上处于领导地位。2017年,惠威科技在中国A股市场上市,股票代码为SZ.002888,股票名称为“惠威科技”。

 

🌟理念篇

聚焦流程,统一战线,协同规划

组织、流程是企业持续经营发展绕不开的两大重点。

大部分人认为:先有组织再有业务,最后才有流程。很多公司也是按照这个顺序去做信息化,将组织架构的优先级高于流程架构,让每个部门去规划设置自己的流程。

惠威科技早期也是如此,但在过程中渐渐发现各部门仅围绕自己需求上系统,没有对流程进行统一规划,流程出现割裂、重叠,甚至是相互冲突,拉慢整体业务运作,“部门墙”也由此垒筑。

为了解决问题,惠威科技的流程及 IT 管理负责人余总提出“流程架构与组织架构并行”的观念。并基于流程架构重新进行了信息化架构规划,划分了由不同业务流组成的两大价值链:

  • 运营层价值链(面向客户创造价值)
  • 支撑层价值链(面向组织提供价值)

*同一价值链上的各个部门可以围绕共同细分目标进行协同规划,实现业务标准化

 

🌰以运营层价值链中的 OTC(Order to Cash)流程为例:

从订单到回款的流程中涉及销售、计划、采购、仓库、财务、车间、质检等多个部门,他们都以实现按时按质交付货物并回款为目标,讨论怎么把订单转化成现金,明确在这个流程中自己部门承担哪些任务,以及如何互利共惠的与其他部门高效配合,并以此来确认系统流程设置。

以业务流的共同目标为导向规划的系统设置,提前将各部门间的衔接合作考虑进去,不仅可以实现共同效益的最大化,还避免了部门壁垒的产生,但也同时对系统软件的开放性和流程能力提出了较高的要求。余总在考察了多款软件后,最终选择用轻流无代码开发平台来做现有系统之间的集成以及流程自动化。

接下来,我们一起深入到更细的颗粒度“OTC采购执行”流程中,看看惠威科技是怎么用轻流串联起ERP、RPA、高拍仪、社群等软硬件工具,让企业内、外部高效协同配合,实现业务自动化、信息化。

 

🌟实践篇

工具加持,供应协同,效果看得见

在物料采购流程节点中除了会涉及到企业内部的采购、财务、仓库等多部门,也会与外部供应商进行较多交互。

惠威科技充分集成利用多款软硬件工具,覆盖从供应商初选到采购下单、再到质检入库、月结对账的采购执行全流程,实现大幅减少内部工作人员的重复工作,提高人效比的同时,也让企业与外部供应商的协同配合更加高效丝滑。

惠威科技 采购执行流程

 

一、外部:社群协同,更适合国人体质

现在比较常见的与供应商协作的方式有两种:

  1. 采购与供应商建群沟通,一个供应商一个群,这种协作方式对于供应商数量少的企业来说还能够应付得来,但数量多了以后,消息遗漏的情况就会比较常见;
  2. 用邮件沟通,有境外合作伙伴的公司用得比较多,但弊端也很明显:看得不及时,反馈速度慢。

惠威科技使用了“1+1>2”的方式来加速与供应商的合作效率:

通过轻流Q-Robot自动化引擎自动发送邮件后,利用Webhook打通拉取轻流与企业微信的数据,通过机器人Bot在对应供应商的企微/微信群中发送提醒处理

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🌰以采购询价为例:

当采购员在轻流内发起询价流程后,Q-Robot会自动将询价邮件发送至供应商的邮箱中,几乎同时,供应商也将在群聊内接收到一条由机器人发送的邮件处理提醒。

询价单邮件&群消息通知

如果是一些不良品处理、送货等非敏感信息,群聊内机器人会直接发送处理的链接入口在群内,供应商直接点击就能操作。

这种“1+1>2”的供应商协同方式对于企业来说有三大优势:

  1. 邮件、群消息均系统自动发送,减少采购员工作量,且防呆防漏
  2. 与供应商的协作路径最短,消息直接送到企微/微信群,触达率高且供应商处理速度快
  3. 企业资产沉淀,不管是供应商的信息还是每一次的合作记录都会自动留存在系统内。

 

二、内部:软硬件集成,算力“替代”人力

在采购执行的整条链路中存在许多机械化、低价值的工作,员工自己也不喜欢做这些工作,惠威科技将这些简单低效耗时的工作基本都交给了“机器”,用算力替代人力,帮助企业节约成本的同时,也让人有条件去进一步发挥自身的价值。

🌰“自动化”送货单分类

仓库人员拿到送货单后,需要根据供应商编号,放在特定的供应商订单箱内,每天上千张送货单,分别放到300多个供应商箱子里,不仅工作量大,而且十分容易出错。

现在,惠威科技将轻流系统与高拍仪进行硬件集成,仓库人员只需要拍照上传送货单,就能传到云端进行OCR处理,自动提取识别编号,再使用轻流Q-Source传回自动进行分类汇总,完全不需要额外的人力投入,就能高效、精准地完成。

为了让送货数据回到系统,惠威科技在本地部署了一个RPA用来监控目录,只要有了新的送货单,就会自动上传。

 

🌰“自动化”对账

当信息化推进至一定程度,实现无纸化之后,效率提升的效果就会更加明显。从“对账”这项工作就能鲜明体现,当数据、表单沉淀累积在系统内,可以自动核对计算时,效率就能成百上千倍的提升。

据惠威科技统计,用传统的纸质单据时,对账这一个环节就要耗费每位采购员近一周的工作时间,而现在5分钟就可以对完账

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🌰“自动化”录入票据

对完账之后将纸质发票信息整理录入系统的工作,惠威科技也交由轻流与OCR工具完成。

惠威科技在轻流内开发了“票据录入”应用,前端与企微集成后端调用OCR服务,不管是单页单据还是多页单据,也不管是发票、车票还是飞机票,只要点击/拍照上传,后台自动识别抓取票据信息,并自动填补在系统中。

整个流程中,只有上传票据和选择票据审核人部分需要人工操作,其他票据相关信息自动填充,信息颗粒度达到票据明细行级别,不仅显著提升了效率,也避免了信息错漏的情况。

惠威科技从采购询价到对账再到发票录入的整条业务流利用轻流与RPA、OCR、ERP等工具集成让办公效率突击猛增。

 

企业信息化推广落地没有不遇到阻力的,在余总看来:

“很多企业在推行信息化或者数字化时都会遇到来自领导层基层的阻力。

领导层抵触的原因则多是流程改革后的业务策略是否协同的问题,只有把大家放到更高维度的价值链流程中拉齐目标,明确都是为同一个目标去努力,才能避免策略上的冲突,顺利推进落地。

基层推广遇阻的原因多是系统工具没有真的为员工带来方便,需要花时间去学习操作使用,也不能明显感受到对自己本职工作带来的价值。这就需要信息化部署者能够挖掘、善用工具,真的让工具为员工所用,被员工认可。”

轻流

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