轻流 x 历下善治,「无代码」驱动社会组织管理数字化

本案例选自《无代码实践案例集·2021年度精选案例》

一、客户简介

济南市历下区善治公益发展中心(以下简称“历下善治”)于2018年7月27日注册成立,作为历下创益园的主运营机构,是历下区民政局大力指导和支持下成立的一家支持性公益组织。

历下善治主要承接社会组织培育发展工作,为社会组织提供基础条件支持、能力建设等服务;以培育社区社会组织为纽带,联合多方力量,参与创新社区治理。

 

二、项目背景

作为政府支持背景下的枢纽平台,没有自己的管理系统,导致社会组织和社工服务不能做到标准化、系统化,浪费大量人力物力财力,在社会组织孵化培育上也遇到诸多难题:

  • 发展进度难以跟进

在组织培育过程中,难以实时跟进多家组织的发展进度,无法精准跟踪发展动向并给予精准反馈。

  • 组织运行不够规范

组织发展过程中容易出现工作不规范的问题,比如项目文档难追溯、数据管理不规范等,急需在培育过程中获得引导与支持。 

  • 信息化建设进程慢

很多社会组织对于数字化和信息化建设没有概念,枢纽型支持平台的助力不够,不仅浪费大量人力财力,工作效率也没有同步提高。 

  • 双向沟通效率低

孵化培育过程中,孵化器和社会组织的双向沟通效率不高,孵化器一对多的管理需求也需要搭建系统来满足,以更好同时管理多家组织。

 

三、解决方案

在促进社会组织快速健康发展过程中,社会公益界引入企业孵化器的理念,创造了旨在培育社会组织的孵化器。

为准确掌握社会组织的发展动向和解决社会组织在发展过程中遇到的难题,通过轻流搭建的社会组织孵化培育系统在实践中应运而生。建立社会组织数字档案,清晰记录各方面基础信息;相关支持服务一键直达,提供对外沟通的统一入口;为社会组织进行分阶段管理,高效跟进与记录……

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四、具体实践

 

(1)组织档案管理 – 可视化呈现组织培育现状

轻流自定义表单引擎包含丰富字段,全面记录并存储组织信息,方便随时更新、实时查询。通过轻流门户功能帮助孵化器统一对外信息收集入口,包括资料填写、服务申请等。

数字化管理可以高效利用基础数据,可视化呈现组织信息,让孵化器更好掌握各组织的发展现状。

 

(2)园区服务管理 – 建立多维度孵化器服务体系

通过轻流搭建包含反馈、荣誉、咨询、投诉、项目、扫描、捐赠、场地八项常用服务场景应用系统。不同服务内容,可根据实际情况设置字段内容、自定义审批流程。同时,数据可汇总服务至对外门户,社会组织方可以一键直达相关申请表单。

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(3)组织培育管理 – 分阶段跟踪组织发展情况

系统内将社会组织划分成申请中、活动期、项目期、组织期、枢纽期五大阶段;包括尽职调查表、入驻申请表、活动记录表的个性化表单,社会组织自评表、月度跟进表可以帮助追踪组织发展情况。

表单填写过程中会自动关联社会组织的档案信息,流程中将反馈内容推至相关方,工作更加高效与规范。

 

(4)支持服务管理 – 灵活设计支持服务内容

通过表单+流程可以将申请、预约、咨询、反馈等环节串联起来,数字化记录与审批,减少人工操作。内容上包括党务、法务、财务三大类咨询服务,形式上包括免费和付费两种;配置选项份额可自动显示各时段剩余名额数量。

 

五、案例总结

历下善治通过使用轻流系统,成功搭建了社会组织孵化培育系统,以及社会工作服务站管理系统,实现了区-街枢纽平台运营管理的信息化和规范化。一是通过数据可视化,能够面对资方直观呈现服务成果;二是通过规范管理,使培育组织工作留痕,推动其内部管理;三是通过流程标准化,精准跟踪组织动向,提高沟通效率。

目前,社会工作服务站管理系统已服务历下区5家社工机构、20个社会工作服务站(室)。历下善治培育孵化的29家社会组织也使用此系统,形成了活动期—项目期—组织期—枢纽期四阶段接力式培育孵化体系,进一步实现了服务质量标准的规范指引、服务指标的可视化呈现、以及动态跟踪服务进度给予解决方案精准化。

 

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