轻流-上房院|成立30年的上海市房屋建筑设计院有限公司,他们这样高效管理房屋检测项目

30年专注房屋建筑设计

上海市房屋建筑设计院有限公司重建于1987年3月,隶属于上海市房屋土地资源管理局,现有各类专业技术人员150多人,中高级专业技术人员占85%以上。

建院30多年来,上海市房屋建筑设计院(以下简称“上房院”)聚集了一大批在城市规划、建筑、结构、室内装潢、给排水、电气、采暖通风、市政工程、工程测量、房地产评估等方面的专业技术人才,现已发展成为专业设置齐全,集建筑规划、设计、房地产投资策划咨询、房屋工程研究、司法鉴定、文物保护等多学科综合性甲级建筑设计研究院。

近年来,上房院做过的重大的鉴定项目包括上海新大陆虹桥上海城等,优秀保护建筑及文物检测项目包括一大会址纪念馆上海展览中心豫园商城等。

项目数量增多流程复杂,急需更高效的管理方法

上房院业务中比较复杂的业务当属房屋质量安全检测项目了。首先,不同的检测的项目种类比较多,比如司法检测、现场检测等;其次在业务流程上,房屋安全检测需要立项、记录项目基本情况、做项目方案、签订合同、项目实施以及后续的撰写报告、报告提交审核等一系列的流程,中间会涉到多部门不同人员的配合,其复杂程度可想而知。

这些项目所涉及到的一系列沟通和实施,上房院的工作都人员主要通过excel表格以及纸质单据来完成,他们在实际工作中碰到了以下问题:

  • 1)项目内容复杂,单纯人工记录经常会有信息遗漏
  • 2)检测项目流程环节多,不同部门人员之间协作效率低
  • 3)excel和纸质文档流转速度慢,且相关资料不易存档留底
  • 4)每年至少有数百个项目,统计管理非常困难

随着项目和人员的增多,原有的处理方式已经很难满足公司的管理需求了,上房院的工作人员深知快速解决这一问题的重要性,为此他们找到了轻流。

效果呈现

1、所有项目信息均通过自定义表单进行收集

无论是项目类型、项目名称还是对应的合作客户信息,均可通过自定义的表单进行收集:

如果必填的项目信息有遗漏,则该检测项目表单无法提交,后续的项目实施也就无法继续进行,有效地保证了项目信息收集的完整性和处理的高效率。

2、项目流程管理线上化快捷高效处理

一个项目从最开始的项目申请、做项目方案、签订合同再到项目的实际实施以及后续的报告撰写、报告提交审核等一系列的流程,需要不同部门的多个人负责,随随便便一个项目都要经过二十多个处理步骤才能完成。

但是通过轻流可以将这些流程全部线上化处理:

你只需要在对应的流程节点设置好相应的负责人,系统就将项目处理过程可以按照你设定的流程自动化进行处理;在项目到达某一流程节点时,系统可以自动向该节点负责人发出提醒,省去了很多无效的沟通,大大提高了项目的处理效率。

3、摒弃excel和纸质单据,所有资料自动存档

轻流支持手机、电脑、平板等多终端进行登陆使用,在项目进行过程中所产生的各种文件资料以及项目处理流程和经办人都会自动存储在系统中,并且可以实时进行查看。

4、可视化仪表盘助力轻松掌控项目情况

上房院每年要处理数百个项目,月度、季度或者年度都会有很多的数据统计报表需要处理,通过轻流的自动化数据报表,所有的项目情况都可以进行可视化呈现。

(非客户实际报表,仅作展示使用)

轻流简化了上房院的项目管理工作,大大提高了相关人员的工作效率。

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