华为《管理优化报》中一篇《一次付款的艰难旅程》的文章发表后，任正非职责文章指责财务审批流程过于复杂，许多一线员工根本找不到入口、不知道全流程的所有要求和操作规范，流程指导和说明往往比流程本身更难懂更复杂；

而对于提倡的主管担责也形同虚设，担责的主管经常得到：“你担不起这个责任，请重新提交流程或升级到谁谁谁处理”这样的回复，导致流程层层审批而又被层层退回处理。

制度的归根结底在于实行，最终落地的情况如何是关键。就像系统的归根结底在于实施，最终系统到底是难用还是好用是关键。那如果制度和最终的软件系统脱节，更是空谈，所以本文基于财务流程，谈谈我们应该如何选择一个合适的业务流程管理系统，而不在复杂流程面前“栽跟头”。

1、焦距关键问题，到底最重要的流程是什么？

当你提议将一个流程系统化的时候，到底是否是所有环节都是必须的，还是其中有很多环节是不必要的？

是否所有环节不一定是需要“串联”处理，而是可以“并联处理”。

如果增加了一个流程或者环节，只是做了补充和优化，那么大可以先不增加环节，而是减少环节。

同样的，要发掘公司正面临哪些具体的、紧急重要的问题？BPM解决方案可以解决其中的哪些问题？对流程的困惑所引起的延迟是否影响了公司的收入？人工操作带来的错误是否给公司带来了损失？是否有实际的案例证明供应链追踪措施的缺失导致了严重的后果？BPM能否帮助销售人员更快记录销售情况、减少客户流失、提高客户参与度、缩短销售周期吗？

你需要找到因缺少自动化而引起的最重要的问题，并且通过数据和典型案例来验证你的结论。

2、关注采购一款软件的ROI（投资回报率）

复杂化了一个流程、用了一个难用的系统。员工花了一天的时间在“贴发票”？到底最终的损失是什么？一定是企业自身。

为什么任正非如此关注财务流程中的效率问题。既要开源又要节流，减少“内耗”。

一款以人为中心的业务流程管理软件，能够带来非常大的潜在的节约。如果销售人员能够比现在多做30%的线索，报销只需要一键处理，错误在提交时被自动监测。无需传递纸质单据，通过电子单据就已经能够完成审批。这些无形的费用，都需要被考虑进来。

那么基于这样的基础，再去计算ROI呢？原本采用一个系统，开发周期6个月的同时，要付出100万以上的建设成本。时间成本和开发成本相加起来，可能远远高于这些效率的提升。

但现在SaaS的方式，也许只需要一天，就能够直接上线使用。几千块每年的价格，不足一个销售人员的一个月工资。那么ROI就更好计算了。

3、试用过程中，快速套用到自己企业中

先小范围试试看。SaaS的魅力就是省去了开发环节，直接可以测试是否适合企业使用。虽然SaaS产品便宜，但由于其中很多的功能都是通过优化和完善，并不一定比自己开发的要“不好用”。反而自己开发一套系统，却很多地方没有提前考虑，6个月开发结束后才发现不实用。所以，如何找到最合适的很重要。

4、不断收集反馈意见，进行流程优化

流程是一定程度上管理的反应。所以系统并不是一下建设完了就万事大吉，而是需要不断的优化和完善，有的时候甚至是推翻重来。但是为了可持续发展，有的时候还是需要“壮士断腕”。但是要记住一点，系统是为人所用的。如果反而成了负担，就会造成流程复杂，但是人不愿意使用。

这同时也要求所选用的系统供应商有这样可以优化业务流程的能力，不能让系统成为管理理念的绊脚石。像轻流这款saas，提供了不需要开发就能够搭建业务流程系统的能力。所以变更、修改、完善流程的过程，也不需要任何开发人员的参与。这就极大的方便了我们根据使用人员的反馈意见不断优化和完善。

5、简化操作，智能化操作。减少错误率

作为终端使用者。要让他们“关注最需要关注的”，减少冗余信息。这样就不会像华为任正非的财务团队，导致因为审批流程复杂、找不到入口，而耽误效率了。

所以，要尽可能的一眼让他们看到：我需要做什么？同时需要有哪些限制？在提交的时候就做好充分的验证和校验。毕竟谁都讨厌来回的反馈，这样也增加了团队内部的矛盾。所以，尽可能的通过一些“自动化”、“智能化”的设置，来减少错误率。

有这5点傍身，应该会对选择业务流程软件，有比较好的帮助。所以，尤其是中小企业，别吃了内部业务流程复杂的亏。让业务流程有助于工作，而不是有阻于效率。