华为《管理优化报》中一篇《一次付款的艰难旅程》的文章发表后,任正非职责文章指责财务审批流程过于复杂,许多一线员工根本找不到入口、不知道全流程的所有要求和操作规范,流程指导和说明往往比流程本身更难懂更复杂;
而对于提倡的主管担责也形同虚设,担责的主管经常得到:“你担不起这个责任,请重新提交流程或升级到谁谁谁处理”这样的回复,导致流程层层审批而又被层层退回处理。
制度的归根结底在于实行,最终落地的情况如何是关键。就像系统的归根结底在于实施,最终系统到底是难用还是好用是关键。那如果制度和最终的软件系统脱节,更是空谈,所以本文基于财务流程,谈谈我们应该如何选择一个合适的业务流程管理系统,而不在复杂流程面前“栽跟头”。
1、焦距关键问题,到底最重要的流程是什么?
当你提议将一个流程系统化的时候,到底是否是所有环节都是必须的,还是其中有很多环节是不必要的?
是否所有环节不一定是需要“串联”处理,而是可以“并联处理”。
如果增加了一个流程或者环节,只是做了补充和优化,那么大可以先不增加环节,而是减少环节。
同样的,要发掘公司正面临哪些具体的、紧急重要的问题?BPM解决方案可以解决其中的哪些问题?对流程的困惑所引起的延迟是否影响了公司的收入?人工操作带来的错误是否给公司带来了损失?是否有实际的案例证明供应链追踪措施的缺失导致了严重的后果?BPM能否帮助销售人员更快记录销售情况、减少客户流失、提高客户参与度、缩短销售周期吗?
你需要找到因缺少自动化而引起的最重要的问题,并且通过数据和典型案例来验证你的结论。
2、关注采购一款软件的ROI(投资回报率)
复杂化了一个流程、用了一个难用的系统。员工花了一天的时间在“贴发票”?到底最终的损失是什么?一定是企业自身。
为什么任正非如此关注财务流程中的效率问题。既要开源又要节流,减少“内耗”。
一款以人为中心的业务流程管理软件,能够带来非常大的潜在的节约。如果销售人员能够比现在多做30%的线索,报销只需要一键处理,错误在提交时被自动监测。无需传递纸质单据,通过电子单据就已经能够完成审批。这些无形的费用,都需要被考虑进来。
那么基于这样的基础,再去计算ROI呢?原本采用一个系统,开发周期6个月的同时,要付出100万以上的建设成本。时间成本和开发成本相加起来,可能远远高于这些效率的提升。
但现在SaaS的方式,也许只需要一天,就能够直接上线使用。几千块每年的价格,不足一个销售人员的一个月工资。那么ROI就更好计算了。
3、试用过程中,快速套用到自己企业中
先小范围试试看。SaaS的魅力就是省去了开发环节,直接可以测试是否适合企业使用。虽然SaaS产品便宜,但由于其中很多的功能都是通过优化和完善,并不一定比自己开发的要“不好用”。反而自己开发一套系统,却很多地方没有提前考虑,6个月开发结束后才发现不实用。所以,如何找到最合适的很重要。
4、不断收集反馈意见,进行流程优化
流程是一定程度上管理的反应。所以系统并不是一下建设完了就万事大吉,而是需要不断的优化和完善,有的时候甚至是推翻重来。但是为了可持续发展,有的时候还是需要“壮士断腕”。但是要记住一点,系统是为人所用的。如果反而成了负担,就会造成流程复杂,但是人不愿意使用。
这同时也要求所选用的系统供应商有这样可以优化业务流程的能力,不能让系统成为管理理念的绊脚石。像轻流这款saas,提供了不需要开发就能够搭建业务流程系统的能力。所以变更、修改、完善流程的过程,也不需要任何开发人员的参与。这就极大的方便了我们根据使用人员的反馈意见不断优化和完善。
5、简化操作,智能化操作。减少错误率
作为终端使用者。要让他们“关注最需要关注的”,减少冗余信息。这样就不会像华为任正非的财务团队,导致因为审批流程复杂、找不到入口,而耽误效率了。
所以,要尽可能的一眼让他们看到:我需要做什么?同时需要有哪些限制?在提交的时候就做好充分的验证和校验。毕竟谁都讨厌来回的反馈,这样也增加了团队内部的矛盾。所以,尽可能的通过一些“自动化”、“智能化”的设置,来减少错误率。
有这5点傍身,应该会对选择业务流程软件,有比较好的帮助。所以,尤其是中小企业,别吃了内部业务流程复杂的亏。让业务流程有助于工作,而不是有阻于效率。