「轻流白皮书」小型企业业务流程自动化(一)——信息化并非最终目标

引言

轻流是一款基于“云服务”的业务流程管理工具(Business Process Management Suits),通过业务流程,来串联企业的人、数据,以实现企业价值流把控。从上线至今,轻流已经服务了数万家企业,其中超过90%为小微企业(本报告中小微企业定义并非按照资产、人数及行业约定,而是粗略的将1~20人划分为微型企业,20~300人定义为小型企业),所以我们对数十家小微企业进行了深度的访谈,探索在业务经营中为什么需要业务流程自动化?什么时候开始做业务流程自动化?什么样的企业需要业务流程自动化?面对业务流程自动化所遇到的难题是什么?如何开始尝试业务流程自动化?总结后发布小型企业如何实现业务流程自动化轻流白皮书,供小微企业及行业伙伴参考。

 

业务流程自动化是什么?

如果你是中小企业的老板,当业务出现瓶颈时,你会选择怎么做?聘请行业大牛,挖竞争对手墙角?投入更多的资金进行内训,增强员工素质?还是选择一款至少近两年不用再烦扰的软件?

那么业务流程自动化又是什么?谈到商业信息化,BI(Business Intelligence)一定不陌生,可以一定程度上理解为AI应用在商业环境下的产物, 百度百科的概念为现代数据仓库技术、线上分析处理技术、数据挖掘和数据展现技术进行数据分析以实现商业价值,也就是说BI主要关注的核心是数据。 这个概念最早在1996年由加特纳集团(Gartner Group)提出,定义为:商业智能描述了一系列的概念和方法,通过应用基于事实的支持系统来辅助商业决策的制定。简单来说就是将数据运用于商业决策。然而当我们真正关注到现在的小微企业,大部分都还停留在数据在纸,沟通靠吼的状态。这并不是一件可悲的事情,因为在长久一段时间里,这就是最有效的沟通和协作的方式。

美国经济顾问委员会2016年就已经指出:未来83%的时薪低于20美元的工作,将会被机器代替,20%的工作都可以被自动化代替。在经济形势的强压下,除了裁减员工,小微企业该如何应对业务流程自动化所带来的冲击?如何利用业务流程自动化进行差异化竞争?找准企业运营痛点,发挥企业优势资源,才能走向一条持久创新发展的道路。

 

不要让“信息化”本末倒置

“标准的一定不是最好的,一定程度的标准是必须的。”在与诸多中小企业进行调研之后,我们总结出这样一个结论。小微企业要通过“站在前人的基础上寻找差异”谋求更好的生存和发展。那么系统也一样。在A企业成功实施的系统不一定适用B企业。如若每家企业都是完全一样的,何谈差异化竞争,更无竞争化优势。所以要明确一条:信息化不是目标,管理升级才是目的。

在企业落地业务流程自动化之前,首先要了解什么是业务流程自动化,以及业务流程自动化和单纯的信息化的区别。

何为信息化,何为自动化?简单的将Excel表格、单据转化为在线表单,将原有的出差、报销等管理支持功能转到线上,将原有的合同、手册变为电子版本,只可称之为“信息化”,而非“自动化”。然而业务流程的自动化,是真正切入到经营、业务的流程自动化而诞生的。

所以“业务流程自动化”的本质升级,并不是“纸”和“Excel”的替代品,而是更关注如何提升在数据传递中的时效性、准确性以及高效率和自动化。例如销售人员出差后,发起出差单,会自动更新工资单,将差旅补贴数据添加到工资单。完成报销申请后自动进入付款流程。也就是更关注“全流程”的把控,而不是从每一个环节点进行掌控。通过自动化来增加效率,降低额外消耗。当中每个任务环节都有相应的人员参与,都是流程自动化的一部分,销售人员提交报销单之后,接下来就是等着钱款到账了。否则“贴发票”、“与财务人员沟通”等等关节,其实都是在浪费“工作时间”,潜在增加的还是企业的内耗。

在对近百家使用轻流小微企业调研后,我们发现其中有将近76%的客户意识到了“业务流程自动化”带来的重要性,远高于企业对业务流程程管理认知比例的9.8%(数据来源:T研究《2018年中国云BPM市场用户研究报告》)。但其中绝大部分并不知道如何开启业务流程自动化之路。所以轻流也针对不同的应用行业、应用领域,推出了行业最佳实践的白皮书,也会相继推出。

 

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(一)为什么要重新定义企业售后管理

结语

小微企业融资难、经营难、存活难,所以如何差异化竞争、精细化运营,才是发展的硬道理。轻流不仅是一款使用工具,更是希望能够通过业务流程自动化来帮助企业优化业务流程,提升管理效能。不再让信息化成为管理实施的牵绊,让信息化回归到价值本身,提升中小企业管理能力、业务能力和生存能力。也希望更多“赋能型”工具、信息化友商,一同关注到小微企业的核心竞争力提升这一话题。

 

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