对个人来说，业务流程自动化（BPA）帮助我们减少了我们手动操作的工作，并将其替换为基于公司业务规则的自动化流程；对企业来说，组织需要业务流程自动化，以提高生产力和效率。

如果您之前从未考虑过业务流程自动化，这里有一个简单的指南可以帮助您入门。

业务流程自动化「是什么」？

2018年轻流发布《中小企业业务流程自动化白皮书》，对“业务流程自动化（BPA）”进行了更加形象的定义：业务流程自动化是指将业务环节和流程进行预先的配置，以系统的自动流转实现智能触发计划好的业务步骤，以实现系统全流程的自动化运行。

业务流程自动化的「应用场景」

客户管理

潜在客户变成最终的付费用户会经历各个阶段。客户的转化需要经历意识、兴趣、愿望，行动等四个阶段（即AIDA模型），为了转化他们，营销和销售团队需要同步与潜在客户保持沟通。

转化潜在客户的工作流程需要通过电子邮件、电话和提供专门内容对其进行操作。在这一业务流程中，数据收集和电子邮件等许多步骤都可以实现自动化并提高效率。

使用业务流程自动化可以使团队跟踪每个细节，而不会丢失潜在客户，业务流程自动化还有助于他们无缝协调并提高办事效率从而节省大量的时间。

员工入职

做好新员工入职是人力资源团队的重要工作，他们需要提供新员工所需的所有入职信息和帮助。

员工入职过程需要注意很多的细节，例如发放录取通知书，完成一些信息表格的填写，让员工了解公司文化，帮助他们快速适应工作环境等等。

在业务流程自动化中，人力资源部门不需要实时引导新员工从一个部门到下一个部门，系统可以引导新员工沿着路径前进，并确保他们重复填很多不同形式但是含有相同信息的表格。

发票处理

发票处理也是一个可以从业务流程自动化中受益的工作。

从收到发票到匹配，录入，审批，付款，对帐和报告，通过使用业务流程自动化，各个环节变得更加准确和透明。

除此之外还有很多其他的业务场景可以应用，这里就不一一进行列举了。

业务流程自动化系统应具备的「特性」

1.极小错误率

业务流程自动化解决方案，可帮助您告别大量的文书工作和手工数据输入工作，将错误率降至最低。

2.随时随地访问

旧系统将数据存储在本地服务器上，只能通过本地访问。现在像轻流这种业务流程自动化应用搭建平台可以将信息存储在云端，您和相关工作人员，可以从任何设备随时随地通过账号密码进行访问。

3.数据安全性高

选择流程自动化应用平台逝，数据安全性是所有人关注的问题。诸如轻流之类的平台应用首要注重的就是安全功能。他们通过角色的访问控制，条件可见性，网银级别数据加密等方式极大地保证了数据的安全。另外，这些平台可提供充足的备份，轻流还使用内置防火墙来保护数据。

4.极简配置与维护

使用内部部署的系统时，需要做配置安装、存储数据、确保存储空间、购买额外的硬件以及人工备份等工作。无论系统需要运行什么，都需要指出额外庞大的IT成本。

那么好的业务流程化系统供应商自己负责应用程序的所有日常操作，包括性能、内存、存储、托管、备份等方面。如果是新版本或错误修复，平台会立即为所有用户实施。这意味着您的IT部门可以专注于其他更加紧迫的事务。同时，您遇到的任何问题都可以通过该平台专业的售后服务人员全天候支持解决。

5.更高效的团队协作

无论您的团队是在同一座办公楼还是在不同的地区，工作之间的协作都非常容易。自动化的流程、集中性的文档、便捷的数字清单使得您在需要时可以访问任何信息。

6.可视化业务流程

业务流程自动化系统要有自动生成报表的功能，这样可以助力您实现业务数据可视化。所有数据都存储在数据库中，监控和分析变得更加简单。从这些实时的报告中收集的信息可以帮助改进策略并做出关键决策。

实现业务流程自动化的「工具推荐」

如果业务流程自动化对您来说是一个新概念，请不要尝试使用涉及大量编码的复杂工具，它的困难程度绝对超出你的想象。

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