用户故事|直播业务负责人是如何做好直播项目管理的?

数字化管理工具要成为业务开展的助手,而不是负担。因此,针对数字化工具的选型,我首先考虑的是功能的贴合程度,要确实适用于当前应用,能够解决管理问题,并且提升工作效率或者管理便捷性。

——医大时代教育直播业务负责人 杨仁达

后疫情时代,随着社会加速数字化转型,以及「直播」的兴起,医大时代教育的直播业务负责人杨经理手上接到的项目愈发多了起来,工作中时常需要同时把控数个业务项目流程,每个项目流程都极为复杂。面对项目管理中遇到的挑战,杨经理决定,用管理系统。

 

Part.1  上手轻流

医大时代教育,是北京大学医学部管理的校属旗舰教育产业,兼具教育和传媒双重属性。公司以北大医学部师资力量为核心,配备广电级专业演播室和影视制作团队,为客户提供高端在线课程的设计与制作,以及专业直播服务。其客户涉及政府、医院、企业、协会及院校五大领域。重要核心客户涵盖国家及省市级卫健委,数十家三甲医院等各大医学行业学会。

医大时代教育媒体中心「优医课」演播厅后台

“我们项目团队的成员们虽然都在专业影视方面工作很多年,但很少有IT技术背景,更不具备软件或者平台开发能力,同时我们也没有计划建设专门的平台研发团队。”杨经理表示,随着业务规模不断扩大,系统选型过程中遇到过不少难题,“基于我们自身团队的特性,我们比较使用过不同的系统来把控数个项目流程,但依然存在很多问题,如:

1. 流程流转不及时,导致信息不同步;
2. 系统搭建和维护复杂,但又不想投入太多IT成本;
3. 系统不能自由贴合业务应用
……

 

后来,杨经理在Teambition上试用了轻流,并与公司市场调研组针对其他多个产品进行评估比较,最终选择了轻流。

“轻流的灵活性能够很好的贴合实际业务,根据我们的实际需要协同定义各个管理过程。”杨经理认为,数字化管理最重要的是实现信息同步,管理留痕。更实用的一点,轻流与微信的集成功能,帮助企业极大提升了内外的沟通效率和便捷性。

现在,杨经理已经通过轻流自行搭建了63个业务应用,同时开展数个项目进程毫无压力。而且,轻流上每个业务流转都结合医大时代教育的ISO-9001质量管理体系,严格把控各环节的管理过程。

杨经理使用轻流搭建的部分应用

Part.2  提升管理效率

这些应用系统为医大时代教育解决了哪些具体问题?

杨经理表示,最初最核心的问题是项目管理的流程都极为复杂,业务对接繁琐,职责不明确,还涉及多方资源和人员的调配,以及项目进度的全程监控、质量和风险的把控等关键环节。

后来,项目一旦立项确定实施内容后,就开始在轻流搭建的系统中实现资源配置与项目制作的全过程的业务流转,包括从项目管理、内部对接、素材拍摄、产品制作、产品交付前的审查、再到最终成果的交付验收,通过流程自动化保证了项目的高效率、高质量交付。

单个项目的流程节点

单个项目的流程节点拿在线课程制作这个板块来说,每一个课程制作需要分很多章节,每一章每一节课程制作进度都能在轻流上展现,其中,通过轻流搭建的应用之间数据是可以共享的,项目管理者可以看到每位老师的制作进度从而把控整个课程制作的进度,以及各个组之间分工配合是否顺畅。

举例:前期项目组协助老师设计好课程内容,梳理好知识点,沟通时间后整体和拍摄组对接,预约演播室、物料移交,即可进行现场拍摄,完成后会带视频素材整体移交到后期组,进行后期剪辑、包装合成等制作,组与组之间的数据可以实现直接流转,业务无缝斜街。既免去数据重复填写,需求反复描述和沟通等繁琐工作,又避免了业务对接风险,同时提高了整体工作效率。

再拿直播业务来说,在项目执行前,很重要的环节是需要与客户沟通确定好需求和期望效果。过去,杨经理的团队都是通过比较传统的沟通方式进行反复外部沟通和业务确认。使用轻流后,杨经理自主研究搭建了一系列需求确认、效果确认、验收确认等应用,将线上录入需要与客户对接的内容直接通过轻流Q-robot功能一键发送到客户,客户只需要线上提交「手写签字」后,就能即时收到反馈,原来等客户反馈要等上数小时,现在即刻就能搞定。

直播需求确认单

项目进入执行后,杨经理通过「轻流门户引擎」自动生成了演播室预约排期看板,通过项目管理中的拍摄流程应用,以日历报表形式展示预约排期看板,实时更新当前和后续的拍摄安排,使得各项目组间的信息同步,极大程度的促进了业务进度,提升与客户沟通安排的准确性。

演播室预约排期看板

Part.3  案例总结

在使用了轻流一年多后,杨经理认为,平台自有的搭建逻辑可以促进搭建者更主动的去梳理自己的业务,前期流程设计、字段内容梳理明确后,几十分钟就能完成一个应用搭建。同时,一旦业务上有变化,也可以迅速在原有业务逻辑上做调整,避免数据流失。

无代码开发的方式让没有IT背景的组织与个人,不依靠IT,依然能灵活搭建出能解决实际业务问题的系统,激发企业数字化推进的热情。同时,轻流也打破了原来企业内外沟通效率低、进度慢的困局。

数字化时代,直播、在线教育等更多新型业务模式正在被广泛接受,自主开发系统助力新业务提效的能力将愈发受到重视,也将是企业管理降本增效的核心要素。

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