当电子表格第一次被引入企业管理时,因其易于使用、经济高效、能够响应业务需求等特点,成为财务流程管理(包括会计、工资单和支出管理)的常用工具。
然而,财务管理需求随着业务的发展正在不断变化,但电子表格却依旧一成不变。它的局限性使财务管理面临人为错误、数据不一致等多种问题。所有问题归结为一件事——电子表格并不是财务管理的合适工具。
下面来看看用电子表格做企业财务管理容易出现的问题有哪些吧~
1、电子表格易出现人为错误
当多个人使用同一个电子表格时,错误是不可避免的。手动错误难以跟踪,纠错成本高。此外,公式错误具有级联效应(由一个动作影响系统而导致一系列意外事件发生的效应),会影响多个工作表,难以查找和修复。
2、电子表格不灵活
企业通常用自动数据验证以确保员工遵守支出原则,虽然电子表格可以提供某种验证,但它们不够灵活,无法处理特殊情况。比如,带一个高价值的客户去吃一顿昂贵的晚餐,费用预算需要另做考虑,但系统会因为超出招待费上限判定为错误,非常死板。
3、电子表格不安全
存储、备份和数据保护,是使用电子表格管理财务的企业的主要关注点。虽然可以对工作表进行密码保护,但它与大多数财务专用管理软件提供的细化权限相比,还不能望其项背,数据安全性远远达不到要求。
4、电子表格不智能
财务管理往往与订单、采购、薪资发放等环节相关,因此你的财务数据往往需要不止一个电子表格,但是多个电子表格间不会互相交流,一个电子表格添加新财务项目或者对某项数据进行修改,都不会同步反映在其他电子表格中,需要你手动逐一更新,消耗大量的时间和精力。
5、电子表格看不出财务大局
使用电子表格的时候,你会花很多时间仔细研究一行行的费用,并创建一些没有什么洞察力的图表。它们只能简单的告诉你支出了多少钱,收入了多少钱,但没有告诉你“为什么”会花出这么多钱、“怎么样”节省钱;为了提高费用报销效率并减少不必要的成本,你需要更加具有洞察力的报告,详细的帮你分析费用的去向和产生的效果,并帮助你找出合适的优化方案。
6、电子表格不适用于现代企业
许多初创企业和小企业倾向于使用电子表格进行财务管理。对于一个非常小的团队来说,这也许是可行的,毕竟财务流程少项目简单,企业不需要牺牲太多的人力和时间。而如今,稍有规模的企业都需要数字化和自动化的财务流程,这样才能保持在竞争中的领先地位。
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