项目管理为何总是失败,看完这份指南你就明白了

无论你是项目管理的新手,还是拥有多年管理经验的项目经理,想要在预算范围内按时完成一个项目都不简单。 无论你正在管理的项目类型如何,你都可能面临一系列不同的挑战。

老话说“站在岸上学不会游泳”,这完全适用于项目管理。 项目管理中的一切都是需要动手实践的,与其他领域不同,如果只是大量的试验而没有实践,那你会死的很惨。

为了帮助大家可以做好项目管理,轻流特地从项目管理的概念、项目管理的重要性、项目管理生命周期、项目管理的三个方法、为什么项目管理会失败、如何避免项目管理失败等几个角度对项目关键进行深入的剖析和解读,认真读完你一定会受益无穷。

 

什么是项目管理?

项目管理是指运用系统的理论方法,在有限的条件和资源的情况下,对项目开始到结束的全流程进行计划、组织、协调直至最终实现项目目标的管理过程。

它的主要目标是在既定的时间、预算和质量目标内完成项目。 每个项目生命周期都有五个特定的项目阶段:启动,规划,执行,监控和收尾。

 

为什么项目管理如此重要?

一些生产制造型企业会有研发部门,想要把控好研发流程,需要项目管理;一些工程建筑类的企业,在业务进行时需要配置资源、管理文档等资料,也需要项目管理;对于大多数的互联网公司,会有产品部门和技术部门,他们的产品管理和技术研发也需要项目管理。

虽然不同的企业其管理的内容略有不同,但是或多少都会用到项目管理,掌握项目管理的思维和方法,对企业及团队管理的重要性不言而喻。

本项目管理指南对于那些在没有任何正式培训的情况下被投入到项目管理工作的新手,以及有一定经验但想要更加深入了解项目管理的项目经理都非常有用。

 

什么是项目的生命周期?

项目有生命周期,因为它不会永远持续下去。 项目生命周期在项目启动时开始,经过项目规划、项目执行、项目监控等三个阶段,最后在项目完成时结束。

每个阶段都有一个时间周期,但是不同的时间点,项目管理的重点会略有差异。关于项目生命周期与不同项目阶段项目过程组的相互作用关系如下图:

 

图片:项目生命周期与不同项目过程组的相互作用关系(出自PMBok)

 

项目管理常见的三种方法有哪些?

项目管理方法是指用于管理并指导完成整个项目活动的操作方法。 有效的项目管理方法可以简化项目管理的复杂性,降低成本并和风险。 虽然有许多完善的项目管理方法,但这三种方法比较常见:

 

(1)分阶段管理法(常用的基本方法)

分阶段管理,也就是项目的实行的全过程(即项目生命周期)分成几个阶段,根据各个阶段的不同特征进行正确的管理。

在分阶段管理方法中,可以将各个大环节深化分成子环节,因为对子环节管理的方式方法更实际、更具备目的性。

前面已经说过,项目的生命周期一般可分为五个基本阶段:项目启动、项目规划、项目执行、项目收尾等。对于项目按照不同的阶段进行管理阶段,这样有助于做好阶段性的数据收集、数据分析等工作。

 

(2)量化分析管理法(提升对项目的风险管理)

量化分析管理方法,要求对于会影响项目取得成功的要素制订指标值,然后按时搜集统计数据、剖析数据,进而加强对项目的量化管理。

量化分析管理方法是尽量通过数据说明问题、解释问题,找出问题产生的根本原因,然后解决问题。根据量化分析管理方法,能够更精准地预计劳动量、需要的各种资源等数据信息,可以更好地把控项目的成本和进度。

 

(3)优化管理法(综合阶段管理和量化分析管理,不断改善项目管理)

优化管理是对项目的各个部分进行分析,不断总结经验教训,更好地将知识与实践相结合,从而优化项目计划和实施方法,并获得项目的最佳效益的管理方法。

优化管理需要不断积累知识和经验,并且综合运用阶段管理和量化分析管理的优势,实现对项目的综合有效管理。它是一个持续分析和总结的过程,也是一个自然进步过程。

 

项目管理失败的常见问题是什么?

如果在你的项目管理中有以下五个问题之一,你所操作项目就会非常容易失败:

1.资源不足 – 完成项目所需的资源不足

2.时间不足 – 导致无法按时完成项目

3.目标不明确 – 缺乏详细的规划性文件,导致方向不明确

4.沟通协作不顺畅 – 无法实时掌控最新的项目进度

5.风险管理不恰当 – 未能确定与项目相关的显性或者隐性风险

 

没有人一开始就希望项目会失败,但是如果项目经理忽视项目管理的重要性并且没有采取正确的项目管理方法,那么大多数项目都会失败。

 

如何避免项目管理失败?

其实看到这里,相信你已经明确避免项目管理失败的方法了,那就是:认识到项目管理对项目成功的重要性,然后把控好项目生命周期,运用三个常见的项目管理方法避免项目失败常见的五个问题出现,那么你所管理的项目就会很容易成功。

在操作上,针对项目管理失败常见的五个问题(资源不足、时间不足、目标不明确、沟通协作不顺畅、无法实时掌控最新的项目进度、风险管理不恰当),除了第一个项目资源需要人为去协调争取之外,剩下的几个问题完全可以借助工具进行解决。

这里就不得不提及轻流了,使用轻流做项目管理的优势如下:

 

1、操作简单易上手

如果项目管理软件买过来之后大家不会用,那么功能再强大也是白搭。所以,能够让员工很快上手的工具可以帮助你节省大量的操作培训时间,加快项目进度。

最理想的状态肯定是选择定制化的软件,类似轻流的软件工具就是不错的选择。

它支持自定义搭建企业业务流程管理系统,你可以按照业务人员的使用习惯自己去搭建相关的业务流程,这样大家可以快速上手使用。

 

2、便于团队沟通协作

项目团队协作沟通不顺畅,也是影响项目管理成败的重要因素之一。良好沟通协作功能是必须的,它将有助于保证整个团队的信息畅通。

 

而轻流最新上线的留言功能,就可以很好的满足这一需求。在轻流系统中,我们可以随时@需要沟通的团队成员,被@的成员将会以浏览器弹窗的方式收到提醒,也可以在站内信查看@信息。

 

3、实时掌控项目进度

常规的项目流程有5个阶段(启动、策划、执行、监测控制、收尾等),每个阶段都有不同的事情要处理,尤其是在执行和监测阶段,管理尤其复杂,因此项目进度的把控是比较难做处理的。

但是在轻流中,通过自定义的管理流程,你可以看到项目的每一个节点情况,有助于掌握项目的实时动态。

 

4、项目全貌可视化管理

数据报表是掌握项目管理全局的最佳方式。无论是风险管理还是成本管理,还是项目完成情况,都可以通过报表来掌握全貌。

总结

一口气读完前面那么多的内容,大脑是不是有些跟不上了呢? 别着急,仔细想一想:如何把今天了解到的项目管理知识和方法运用到你自己的项目管理中。

相信你如果愿意花时间去思考如何使用这些知识来管理你的项目,那么你所操作的项目成功率一定会大大增加。

 

PS:文中提到的项目管理工具轻流,现在可以注册免费试用噢:

 

 

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