HR职能升级,从自动化“入转调离”开始

聊完了数字化招聘管理,今天我们来看看HR工作中的另一半江山——「员工管理」

员工作为企业运营发展的根本,招揽人才进入公司,仅是开启员工管理的第一步,后续的调岗转岗、升职离职等,也就是常说的“入转调离”,都是需要企业投入成本,HR花费心力的部分。

常规员工流动管理流程图

员工入、转、调、离带来的关系变动,大多有两种处理情况:

一 是由HR发起并处理,这种情况占据大多数,比如新员工办理入职、试用期员工申请转正,老员工合同续约,以及审批员工递交的各种申请等;

二 是由员工自己发起,HR及相关负责人进行审批关的系变动,比如转岗、离职申请等。

传统的员工管理工作中,HR/员工发起相关流程后,多是通过纸质文件、Excel表格处理完成,不仅效率低,还潜藏着许多问题:

  1. 文件处理不规范,审批流程耗时长;
  2. HR事务繁多,纰漏差错难避免;
  3. 合同协议材料多,存档工作成难题;

……

有多少HR因为这些问题,而无效加班了呢?

要想实现职能升级,就要用更多的精力专注于更精深的工作。对于HR来说,提高员工关系变动的管理效率,就是职能升级的第一步。

 

规范流程自动流转,最新信息一键查看

人事变动流程通常很麻烦,会涉及很多人员与信息。

传统的线下处理流程存在许多突发情况:负责人暂时不在岗、文件格式错误、审批不通过等都是常有的事。这样重新起草文档再走流程,让原本五分钟可以解决的事情往往能拖上一两天,而且纸质文件很难留档,后期查找相关记录也是一个难题。

如果,将整个流程规范化并搬至线上,这些问题是不是就解决了?

企业利用轻流「员工管理」数字化方案,可以根据需求自定义规范化的管理流程,实现全流程自动流转审批、申请审批记录自动留存、员工档案自动更新等。

员工通过「员工自助」,只需补充相应信息提交,申请就会自动流转至相关负责人,审批通过后,信息会自动同步更新至「员工档案」,该条申请也会作为记录留案存档。

「员工自助」界面及流程图(支持自定义)

同时,在「员工档案」中,HR只需搜索该员工账户名或岗位,即可找到对应档案,查看权限内的员工最新信息。再也不用在充满灰尘的档案室中,去翻阅查找纸质文件了。

 

待办事项一目了然,期限提醒灵活设置

企业内每天都会发生员工关系变动,其中许多都涉及期限问题,如员工试用期到期、劳动合同到期等。HR面对数百名员工,很难做到井然有序地安排好时间,难免会有遗漏。

针对这个问题,轻流设立人事专用的「员工管理」看板。打开看板,HR就能一目了然当前的待处理事务,以及即将合同到期的员工列表,方便及时采取措施

【人事】员工管理看板

为了减轻HR工作压力,轻流还支持「自动续约」。HR根据合同签订形式与期限,可自行配置合同类型、转正方式、与续约方式。若选择合同自动续约,到期时若无其他情况需要终止合同,会根据当前合同自动生成一条信息发送至HR,确认无误后即可一键续约。

 

合同材料一键生成,线上留档自动完成

员工管理的过程中会产生大量的合同、协议内容。以入职时签署的劳动合同为例,每一份都需要HR完善信息,仔细确认、打印以及手动填写,稍有不慎就会给员工和公司带来不利影响。

为了减少出错率,同时加快文件处理效率,HR可以将合同打印模版录入轻流系统,进行线上合同信息填写与确认后,一键生成合同。不仅可以打印出来,线下签署,也支持使用「电子签章」插件,线上签署。不管哪种签署方式,合同信息都将自动完成线上留档

 

随着企业发展,员工数量不断增多,传统管理方式的弊端愈发凸显。HR的大部分时间精力都耗费在一项项员工变动的发起与审批中,重复工作多,职业技能提升难。通过轻流「员工管理」系统,HR一键导入员工信息后,就可以线上自动化完成员工的入、转、调、离全流程管理,用更多的时间和精力专注于企业人力资源发展,不仅更加充分的实现了个人职业价值,也给企业带来了更大的利益价值。

 

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